Adjoint.e aux opérations et aux communications

L’Observatoire en bref

Basé à l’Université de Montréal, l’Observatoire est une organisation indépendante, non partisane et sans but lucratif. À titre de courtier de connaissances scientifiques, sa mission est d’éclairer les réflexions et les prises de décision concernant les inégalités de revenu, d’opportunité et de qualité de vie. 

À cette fin, l’Observatoire agit en menant des activités de communication, de recherche, de veille, de liaison et de transfert. Les sujets d’intérêt qu’il traite sont l’état et l’évolution des inégalités, leurs causes, leurs conséquences, ainsi que l’impact des politiques publiques et des pratiques privées sur leur évolution. Les publics ciblés sont le grand public, les médias, la société civile et les milieux économiques, les experts, ainsi que les élus et les fonctionnaires.

Rôle

Relevant de la direction générale, la personne adjointe aux opérations aura pour principale responsabilité de soutenir le fonctionnement administratif des opérations et de certains projets de l’Observatoire. Elle rédigera des documents et rapports en appui à la direction et à l’équipe et s’occupera de mettre en place, maintenir et améliorer les outils et les processus. 

Responsabilités principales

Soutien administratif des opérations (environ 40 % du mandat)

  • Gère et met à jour la base de données des contacts et des réseaux (partenaires, collaborateurs, médias, listes d’envoi, membres, bénévoles, etc.) ;

  • Met à jour les politiques, les procédures et les outils de travail ;

  • Apporte son soutien aux demandes de subvention ;

  • Soutient les projets de collecte de fonds auprès des individus ;

  • Organise les rencontres et réserve les salles ;

  • Prépare les documents de présentation et le matériel nécessaire à la tenue des réunions ;

  • Participe aux efforts de recrutement sur les différentes plateformes numériques et à la gestion des candidatures ;

  • S’assure du suivi de la facturation auprès des partenaires ;

  • Effectue le suivi des correspondances en lien avec les opérations ;

  • Effectue les suivis nécessaires avec les fournisseurs de services ;

  • Assure l’approvisionnement de toutes les fournitures nécessaires au bon fonctionnement du bureau ;

  • Appuie la direction dans la gestion de la paye et des avantages sociaux.

Communications (environ 30 % du mandat)

  • Assure les communications avec les membres et les bénévoles

  • Soutient la mise à jour du site internet et la modération des réseaux sociaux

  • Soutient le développement de projets spéciaux sur le site internet

  • Soutient la production d’outils de communication numériques et de statistiques

  • Assure le soutien à la personne responsable des communications dans ses relations avec les fournisseurs de services

  • Contribue à l’édition, à l’infographie et la mise en page de documents;
  • Gère la boîte info de l'Observatoire

Soutien aux projets spéciaux (environ 30 % du mandat)

  • Organise les réunions des comités consultatifs et de certaines entrevues de recherche ;

  • Contribue au suivi des dépenses des projets ;

  • Assure de temps à autre la prise de notes et les suivis ;

  • Participe à l’organisation des activités de sensibilisation (ateliers de co-création, comités consultatifs, conférences, formations, etc.) ;

  • Prépare et assure le suivi des questionnaires d’évaluation des activités ;

  • Contribue à la révision linguistique ;

  • Soutient le développement des outils de transfert des connaissances.

Habiletés recherchées

Formation, expériences et connaissances

  • Combinaison de formations ou d’expérience équivalente ;

  • Détenir au moins 2 ans d’expérience cumulée dans un poste aux responsabilités équivalentes.

Compétences techniques

  • Détenir une excellente maîtrise du français à l’écrit et une grande habileté de rédaction

  • Maîtriser la Suite Office

  • Maîtriser les plateformes de médias sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter, Youtube)

  • Détenir une bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit

  • Atout : Maîtriser les logiciels de gestion de contenus et outils statistiques (Yapla, WordPress, Mailchimp, Survey Monkey, Google Analytics, etc.), être à l’aise avec la suite Google et Employeur D et détenir des compétences en graphisme (suite Acrobat, Canva).

Savoir-être

  • Excellent sens du service à la clientèle ;

  • Démontrer un bon sens de l’initiative et de l’autonomie ;

  • Habiletés pour le travail d’équipe ;

  • Sens de l'organisation et des priorités ;

  • Facilité d’apprentissage et curiosité ;

  • Collaboration et entregent ;

  • Adaptabilité et persévérance ;

  • Sensibilité aux inégalités et à la mission de l’Observatoire.

Notre proposition

  • Contrat d'un an

  • Lieu de travail : dans nos bureaux à l’Université de Montréal au 3744, rue Jean-Brillant (télétravail occasionnel) ;

  • Horaires de travail flexibles ;

  • Environ 21 heures par semaine ;

  • Salaire offert selon la grille salariale : entre 18$/h et 22$/h par heure ;

  • Fériés payés : 13 jours par an ;

  • Vacances : 4,8% avant 1 an d’ancienneté, 6,4% après un an, 8% après 2 ans

  • Avantages sociaux ;

  • Entrée en fonction : dès que possible.

Votre bien-être et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle sont importants pour nous. Vous bénéficierez donc d’une grande flexibilité et d’un cadre de travail adapté en ce sens.

Dans notre volonté de maintenir une organisation apprenante, nous sommes disposés à vous offrir des possibilités d’apprentissage et de perfectionnement. L’apprentissage par les pairs en fait aussi partie et vos collègues, expertes et experts dans leurs domaines respectifs sauront enrichir votre expérience.

Nous offrons un environnement stimulant, un cadre de travail organisé et des objectifs intéressants, tout en vous laissant l’autonomie nécessaire pour les atteindre. Nos défis, nos projets et nos activités enthousiasment les membres de notre équipe et nous sommes persuadés qu’ils sauront également éveiller votre esprit.

Pour postuler

Faites parvenir une lettre de motivation ainsi qu’un curriculum vitæ à l’adresse n.guay@observatoiredesinegalites.com avant le 9 septembre.

L’équipe de l’Observatoire est une organisation inclusive qui valorise la diversité des profils. Nous invitons donc les personnes issues de groupes historiquement marginalisés à postuler. La politique d’embauche vise également à améliorer la représentation des personnes vivant avec un handicap au sein de son personnel. Les bureaux de l’Observatoire sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Nous remercions toutes les personnes intéressées. Toutefois, seules celles dont la candidature aura été retenue seront contactées.